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广东省山海源慈善基金会 项目管理办法

时间:

2020-04-26

广东省山海源慈善基金会

项目管理办法(试行)

为做好广东省山海源慈善基金会资金的筹募、管理、使用,保护捐赠人的合法权益,科学合理地进行项目开发,对项目规范化管理,促进基金会稳步、健康的发展。根据《基金会管理条例》和《广东省山海源慈善基金会章程》等有关法律法规制定本办法。

一、总则

第一条 基金会的主要任务是按基金会章程规定,动员和引导社会力量,募集资金、管理资金(通过合法、安全、有效、规范的运作,使基金保值增值)、使用资金(策划、设立资助项目)。

第二条 基金会财产主要用于支持多元教育事业,本办法适用于基金会所有限定性捐赠项目和非限定性捐赠项目,具体包括:

(一)为外来工及子弟接受同等教育提供资助,

(二)为开办外来工及子弟教育机构提供资助,

(三)为赈灾救援、扶危济困等社会公益活动提供资助,

(四)开展符合基金会宗旨的资助项目。

第三条 基金会项目管理部是专职管理基金会项目的部门,配置相关的专职工作人员主要负责项目的前期调研、立项、可行性研究、项目评审、项目设计、项目实施、项目总结及回访等工作,并定期向理事会报告项目情况。

第四条 基金会项目按运作方式分为运作型项目和资助型项目。

运作型项目则指像管理实业企业一样,需要项目人员经过周密的可行性论证,并组织自己的团队或委托第三方机构来具体实施,在实施过程中也资助合作方共同参与,要求踏踏实实、一丝不苟地进行项目管理和运营。

资助型项目指对申请资助者的判断和分析,在准确评估的前提下,根据基金会的公益理念和发展战略计划,对申请者进行资助。

第五条 基金会重大项目和一般项目的划分。所有重大项目均需经理事会批准并向省民政厅备案。凡涉“外”项目均定义为重大项目;凡项目投资预算超过50万元的,不论执行期限为多长,划分为多少小项目实施,均定义为重大项目。

二、项目立项

第六条 基金会所有运作型项目均必须经过立项后实施。立项工作包括编制项目建议书,可行性研究,项目评审与决策。是对拟开展项目的必要性和可行性进行公益、技术、经济论证,对不同方案进行比较并作出判断和决定的过程。

第七条 项目立项前必须进行调查研究。前期调查必须要客观、全面,调查结果要具有时效性。调查内容主要包括:法规政策、历史资料、公众热点、同行伙伴、市场行情、活动时间、活动场地等。

第八条 项目建议书是根据基金会年度计划要求、调查现状,分析现有条件,设计切实可行的、充满创意的项目行动方案。对于非重大活动项目,也可以不编制项目建议书,但仍需开展可行性研究。项目建议书的内容一般包括:⑴项目的公益性、必要性和依据;(2)项目方案,拟开展项目和实施地点的初步设想;(3)项目概算,资金募集方案的初步设想;(4)项目的进度安排;(5)经济效果和社会效益的初步估计;(6)组织、技术、风险的初步评价等。项目建议书编制完成后,应报基金会理事会审议批准,并视法律法规要求和具体情况报有关政府部门审批或备案。基金会理事会应当对项目建议书进行集体审议,必要时,可以成立专家组或委托专业机构进行评审;承担评审任务的专业机构不得参与项目建议书的编制。

第九条 基金会项目负责人应根据批准的项目建议书开展可行性研究、编制可行性研究报告。可行性研究报告的主要内容包括:(1)项目背景;(2)项目的必要性;(3)项目选址及条件认证;(4)组织架构和实施对象;(5)项目规模和项目内容;(6)项目外部配套条件;(7)财务预算;(8)经济,社会效益;(9)项目周期及进度安排;(10)物料设施;(11)传播计划;(12)募款计划;(13)筹备计划等等。

第十条 项目建议书和可行性研究报告中的财务预算,是项目立项的重要依据,也是研究,分析项目经济效果的重要条件。可行性研究报告一经批准,财务预算就是具体项目支出的最高限额,其误差一般控制在10%以内。

第十一条 可行性研究报告(或项目书)形成后,项目负责人应当组织有关人员或委托具有相应资质的专业机构,对可行性研究报告进行全面审核和评价,提出评审意见,作为项目决策的重要依据。重大活动项目,应当报经理事会或者类似决策机构集体审议批准,任何个人不得单独决策或者擅自改变集体决策意见,防止出现“一言堂”“一支笔”。财务负责人应当参与项目决策。

第十二条 项目立项后,项目活动筹备完成后,正式实施前,举办方还应当依法报备并取得外事、教育,民政、安全等方面的许可。


立项流程图

广东省山海源慈善基金会 项目管理办法

三、项目的申请与批准

第十三条 各年度资助型项目的资金总额和资助重点须根据基金会发展需要和基金会的财务状况,由基金会秘书长制定计划,报理事会审议批准。

第十四条 资助型项目的受益对象为符合《广东省山海源慈善基金会章程》资金投向的单位和个人,但不包括为基金会提供主要捐赠的自然人、法人或其他组织。

第十五条 所有申请资助对象都须填写《广东省山海源慈善基金会项目申请书》(简称《申请书》)或《广东省山海源慈善基金会资助申请表》(简称《申请表》),会同电子文本在规定时限内交至基金会项目管理部。

第十六条 资助型项目的评审与批准

(一)项目初审由基金会项目管理部按照《章程》和当年度资助规划进行筛选,将符合资助要求的项目,提请基金会项目评审会议审议。

(二)项目评审会议由基金会项目管理部组织召开,由理事长、秘书长、相关专家组成评审委员会。

(三)评审委员会投票决定入选资助对象,报理事长决定是否资助。理事长认为应当提交理事会讨论的,可以召开专题理事会。

第十七条 基金会项目管理部在评审工作结束后将公布最终获准资助的资助名单并以书面形式通知具体受益单位或个人。

第十八条 在捐赠项目实施过程中,项目受益单位或个人应严格按照《申请书》内写明的项目实施计划开展工作。受资助单位或个人在使用捐赠款前,须向基金会提交用款申请报告,注明金额和用途。受益单位在用款申请报告审批同意后,方可使用捐赠款,同时应按时向基金会项目管理部报告项目的执行情况;受资助个人在申请报告审批同意后,收到捐赠款,要填写收款收条。

第十九条 所有项目结束后,项目受益单位须提交一份项目总结报告。 受益年度在1年以上且资助金额在10万元以上的项目,项目受益单位每半年须提交一份项目执行情况的简报,送交基金会项目管理部。

第二十条 受资助单位或个人因故需要变更项目实施方案时,应及时向基金会项目管理部提交书面报告,经协商获准后方可按变更后的方案执行。因故不能执行的项目,受资助单位或个人需退还已拨付的资助经费。

第二十一条 资助项目须以适当形式体现捐赠人及基金会的资助。

第二十二条 基金会将根据《协议书》约定的内容对项目协议的执行情况进行跟踪管理,不定期地抽检部分项目的执行情况,不定期地对受益个人进行回访,并及时向捐赠人和社会公布有关项目的重要信息。

第二十三条 项目受益单位在项目实施中如有未按协议约定使用资助或者有其他违反协议情形的,基金会将视情节给予警告、批评、撤销资助,直至解除资助协议。

                     四、项目变更  

第二十四条 项目变更是指项目在执行过程中,对项目计划提出的各种改动要求,比如范围变化、项目预算变更或者进度估算变化等,都需要提出变更申请。项目经理或指定的团队成员应该根据情况的变化提出变更请求 ;如果认为变更请求可行,但超出了项目范围,那么批准该项变更就需要进行相应的基准变更。 如果认为变更请求不可行,则否决该项变更请求,并可将其退回请求方,以便请求方补充信息。 


广东省山海源慈善基金会 项目管理办法

五、附则

第二十四条 本办法自广东省山海源慈善基金会理事会会议讨论通过后试行。


 

 

项目流程表


业务流程

工作内容

工作报告

项目立项

项目调研

法规政策、历史资料、公众热点、同行伙伴、市场情况,活动时间,活动场地

调研报告

项目建议

背景、时间、地点、主题、概算

项目建议书

可行性研究

财务可行性、技术可行性、组织可行性

可行性报告书

项目评审

公益、风险、质量、进度、

项目计划书

立项决策

讨论、批复

项目批复书

项目筹备

设计

LOGO、广告、物料及具体方案

财务预算

合作机构洽谈

主办方、联合主办方、承办方、战略合作、媒体支持

方案及协议

活动宣传

设计发布广告,收集资料,跟踪评估

方案及协议

活动募款

撰写项目募款详细方案

方案及协议

导师邀请

选择、确认、发出邀请、取得回执

方案及协议

翻译邀请

选择、确认、发出邀请、取得回执

方案及协议

志愿者招募

选择、确认、发出邀请、取得回执

方案及协议

参与者组织

选择、确认、发出邀请、收取款项、取得回执、

方案及协议

场地筛选与预定

询价、选择、协议

方案及协议

活动合作方的招标与选定

项目招标书、招标评审表、评审、确定

方案及协议

活动现场发言及演讲稿

致辞、发言稿、演讲稿

发言或演讲稿

现场物料设施准备

会务资料、现场布置物料设施

方案及协议

活动餐饮

询价、选择、协议

方案及协议

住宿安排

询价、选择、协议

方案及协议

人员接送

时间、线路、车辆等

方案及协议

现场活动执行计划

人员分工,现场布置,接待,签到、流程、应急

现场活动执行手册

项目执行

活动现场协调

组织、场地和执行三方协调,工作小组协调


物料准备

物料检查、运输、清点


活动资料准备

资料装袋、分类、保管


现场布置

物料、设施进场、室内、室外布置、验收


设施调试检查

投影机,电脑、投影幕、灯光等调试检查


活动现场模拟或彩排

导师、翻译、志愿者、工作人员等模拟彩排


现场沟通

导师、翻译、志愿者、工作人员、参与者沟通


活动正式执行

人员到位、现场管理


收场工作

场地清理,物料设施清点回收

物料清单

项目总结

后续宣传

安排采访报道、收集宣传报道

专题报道

后期回访与感谢

电话、电邮、信函回访并致谢

回访报告

资料收集与整理

数据、照片,调查表、视频剪辑、资料收集整理


活动总结与评估

计划执行分析、财务决算执行分析、项目管理得失、合理化建议、表彰和奖励

总结报告

活动项目档案

活动要素、设计、宣传、执行、报道、效果、效益

文字说明、图片展示、图表数字